El actual contexto de crisis (ecológica, sanitaria, socioeconómica, política...) y de transformación (cambio social y tecnológico) sitúa a las instituciones del conocimiento frente a una serie de interrogantes de gran calado que apelan a sus principios y a su misma razón de ser. La magnitud de los retos que afrontan puede resultar intimidatoria. Los modelos de generación de conocimiento, la formación de profesionales, la educación de personas libres, las condiciones laborales de sus trabajadores, la participación de la comunidad en su gestión y un largo etcétera, son aspectos debatidos y conflictivos.

Ofrecer respuestas, siquiera tentativas, a estos problemas y retos constituye una necesidad urgente para las universidades. A pesar de la complejidad del momento actual, hay que aspirar a mirar al futuro con proactividad y convicción y, más allá de limitarse a improvisar respuestas reactivas ante un contexto cambiante, liderar una innovación en la estrategia de cambio hacia un futuro valioso y deseable para la institución, para su comunidad y para la sociedad.

Los estilos de liderazgo colaborativos que priman el reconocimiento de la interdependencia, el trabajo en red y la búsqueda de la cooperación entre múltiples actores hacia objetivos comunes están ganando protagonismo en las organizaciones. Las universidades no son ajenas a este cambio de paradigma y cada vez son más las instituciones del conocimiento que apuestan por implicar a toda la comunidad universitaria en el proceso de transformación y cambio de la institución, a través de una amplia variedad de formatos, metodologías y procesos que permiten identificar necesidades cambiantes e implicar a las diferentes partes afectadas en la búsqueda de nuevas y mejores soluciones a sus retos y problemas.

La elaboración del plan estratégico de una universidad es un momento clave para la toma de decisiones al más alto nivel, puesto que marca el rumbo que tomará la institución en los años siguientes, determina su visión de futuro y afianza los valores que la guían. Los planes estratégicos también deben dar una respuesta colectiva y creativa a los problemas a los que se hace frente. Para ello, es necesario escuchar y recoger las problemáticas y necesidades de los diferentes sectores de la institución (investigación, docencia, administración, estudiantado, etc.), determinando las acciones que se desarrollarán en los años subsiguientes, estableciendo las prioridades presupuestarias y tomando decisiones con relación a cómo invertir de la mejor manera posible los recursos disponibles para atender a una muy amplia variedad de demandas, retos, y necesidades.

En el tradicional enfoque de toma de decisiones estratégicas, un equipo ejecutivo de alto nivel marca las directrices y define los pilares del plan estratégico tras escuchar o consultar a los representantes de algunas de las partes interesadas. Los enfoques más novedosos incluyen procesos de participación e innovación  que apelan al conjunto de la comunidad universitaria y la corresponsabilizan del futuro de la institución. En este escenario, se recurre a nuevos entornos de comunicación multidireccional, a menudo digitales, que permiten identificar problemas, necesidades, retos y objetivos no previstos y apelan a la riqueza de ideas, propuestas y conocimientos colectivos. De este modo, un determinado plan puede incorporar mejores decisiones colectivas y fortalecer la confianza y el tejido que fundamenta las relaciones en el seno de la organización. Para ello es fundamental establecer un proceso de diálogo amplio e inclusivo en el que el valor de las aportaciones realizadas no venga dado por el estatus o nivel jerárquico de la persona que las emite, sino por su valor intrínseco y su calidad argumentativa, tal y como los percibe la propia comunidad.

Esta es la línea de planteamiento que seguirá la fase participativa del proceso de desarrollo del Plan estratégico de la UOC para el periodo 2022-2025. Desde la unidad de Tecnopolítica del CNSC hemos estado colaborando con el Gabinete de Planificación Estratégica para apoyar el proceso de despliegue de la plataforma Decidim y hemos realizado tareas de asesoramiento externo para contribuir a su diseño, además de una investigación orientada a su evaluación crítica con el objetivo de generar conocimiento académico e indicar posibles mejoras de cara a futuras ediciones.

Un proceso participativo para el futuro plan estratégico de la UOC

En su versión actual, el diseño del proceso participativo, de carácter consultivo y deliberativo, contempla cuatro grandes fases, a su vez subdivididas, que combinan la generación de propuestas, los debates y la manifestación de preferencias. Siguiendo el formato establecido por la UOC para la redacción de planes estratégicos, el resultado esperado es un conjunto de iniciativas de mejora de los 12 retos existentes en el plan desarrollado hasta la fecha, así como la incorporación de nuevos retos, objetivos (ligados a indicadores de éxito o KPI) y acciones.

Desde la organización, se prevé que en el proceso participen los trabajadores que tengan algún tipo de relación contractual con la institución y aquellos que se organizan expresamente para gestionar el proceso participativo. Hemos previsto la participación de dos tipos fundamentales de actores. En primer lugar, los actores individuales, que constituyen casi la totalidad de los participantes. Son personas que pueden generar propuestas nuevas o mejorar las existentes, participar en debates para compartir razones, manifestar reconocimiento mutuo y transformar opiniones, contrastar argumentos o buscar consensos, generar dinámicas de preferencias o evaluar resultados. En segundo lugar, los actores colectivos y administradores del proceso, constituidos en comités y grupos de trabajo y que desempeñan un papel directivo, técnico, evaluativo o decisorio. Para fomentar la transparencia en todo el proceso, estos comités y grupos de trabajo contarán con un espacio desde donde informar de las reuniones que vayan celebrando, publicar las actas y oficializar con ello no solo los resultados (el qué) sino el proceso en sí (el cómo), es decir, las motivaciones explícitas y objetivas que les han llevado al debate y a la toma de decisiones. De esta manera, los participantes y los grupos, juntos, definirán el porqué, el cómo, el dónde y el cuándo de cada propuesta.

Decidim, la nueva apuesta estratégica de la UOC

Dada nuestra relación con la investigación y experiencia en el ámbito de la participación digital, desde la unidad de Tecnopolítica del CNSC hemos apoyado el despliegue de Decidim, la plataforma digital de participación ciudadana, para articular el proceso participativo en torno al futuro plan estratégico. Decidim es una infraestructura democrática de código libre utilizada hoy por organizaciones de todo el mundo, de ciudades y estados a asociaciones y cooperativas. Decidim funciona como una matriz de participación, una herramienta donde configurar, gestionar y promover mecanismos participativos que van de procesos participativos a la institución de órganos, de iniciativas ciudadanas a presupuestos participativos. Decidim es un software libre y su contrato social promulga un conjunto de principios democráticos que toda organización que lo utilice debe tener en cuenta: garantizar el acceso y la reutilización de las mejoras que se realicen en el código, facilitar el acceso, la descarga y el análisis de toda la información generada, facilitar la rendición de cuentas de principio a fin, evitar la manipulación de contenidos y señalar los cambios que se produzcan en los contenidos de la plataforma durante los procesos, evitar compartir información con terceros ajenos y garantizar el voto secreto, así como ofrecer igualdad de oportunidades a las personas y a las propuestas a partir de criterios establecidos.

El prototipo de diseño participativo apoyado por Decidim ha ido madurando a lo largo de los últimos meses. El diseño del proceso participativo se ha adaptado a las necesidades, las posibilidades y los límites del proceso de diseño del plan estratégico actual, que van de las propias estructuras decisorias de la UOC a la existencia de 12 retos estratégicos anteriormente establecidos. Una nueva investigación está ya en marcha con el objetivo de evaluar estas limitaciones y promover mejoras.

El resultado final de todo el proceso participativo, previsto para julio, será un conjunto articulado de propuestas de carácter estratégico y táctico que permitan que la institución avance y mejore en los próximos años. El proceso participativo, de naturaleza deliberativa y consultiva, se cerrará con un plan estratégico cuyo grado de implementación podrá recibir seguimiento de modo transparente a lo largo de los 4 años siguientes gracias al módulo de seguimiento de Decidim. Confiamos en que la experiencia con esta plataforma sirva para plantear y poner en práctica nuevos procesos participativos, una cultura de la participación que impulse la incorporación de necesidades, conocimientos e intereses colectivos en la institución, que ayude a fomentar formas de deliberación, voluntad, inteligencia y acción colectiva a fin de mejorar y reforzar la capacidad de la UOC de afrontar sus problemas y retos, internos y externos, presentes y futuros.

Informe de investigación

Con el título provisional "La transformación de las instituciones del conocimiento desde la participación (y cómo evaluarla): el caso del proceso del Pla Estratègic de la UOC 2021-2025", se prevée publicar un informe de investigación de todo el proyecto que tiene por objetivo contribuir a sentar las bases de un modelo teórico-práctico útil para la transformación intencional de universidades y otras instituciones del conocimiento mediante la activación de la inteligencia colectiva y la participación creativa, libre y responsable del conjunto de la comunidad universitaria.